Hoe boek je reiskosten in je administratie?

Voor je administratie geldt: hoe eenvoudiger, hoe beter. Zeker als het gaat om je reiskosten
Je administratie bijhouden is voor de meeste zzp’ers niet echt hun hobby. Reiskosten zorgen vaak voor extra hoofdbrekens. Hoe boek je die reiskosten precies in in je administratie?

Reiskosten aftrekken van je winst

Zakelijke reiskosten vallen onder bedrijfskosten en mag je dus aftrekken van je winst. Reis je met de auto, dan bereken je € 0,19 per kilometer, tenzij je een auto op de zaak hebt. Meer daarover lees je hier.
Reis je met het openbaar vervoer, dan trek je eerst de BTW af (dat is 6%) en de overige kosten boek je als bedrijfskosten in een aparte post ‘zakelijke reiskosten’.
 
Tip: Betaal je reiskosten altijd van je zakelijke rekening, bewaar bonnetjes en hou een agenda bij, zodat je voor de Belastingdienst kunt aantonen dat het zakelijke reizen waren.
Ook abonnementskosten voor bijvoorbeeld een Greenwheels-huurauto en OV-fiets kun je inboeken als zakelijke reiskosten, als je die diensten zakelijk gebruikt.
 

Gedeclareerde reiskosten inboeken

De vergoeding voor reiskosten die je hebt doorberekend aan opdrachtgevers, telt mee als omzet. Let op: over je reiskosten bereken je dus ook BTW, als je BTW-plichtig bent! Welke vergoeding je doorberekent, is overigens aan jou en je opdrachtgever. De vergoeding mag bijvoorbeeld, als je met de auto reist, ook hoger zijn dan de standaard € 0,19 per kilometer.
De reiskostenvergoedingen boek je in je administratie in in een aparte post, bijvoorbeeld ‘vergoeding zakelijke reiskosten’. Is de reiskostenvergoeding hoger dan de werkelijk gemaakte kosten (bijvoorbeeld doordat je een vergoeding krijgt op basis van autokilometers, terwijl je in werkelijkheid met de trein reist), dan telt het verschil dus op bij je omzet.
 

Betaal je OV-kosten één keer per maand

De OV-chipkaart is administratief lastig, omdat je die steeds met een vast bedrag oplaadt (bijvoorbeeld € 20 of € 50) terwijl je daaruit niet kunt opmaken voor welke reizen of opdrachtgevers die kosten zijn gemaakt. Je kunt dat oplossen door via je account op ov-chipkaart.nl een overzicht van reizen te downloaden.
Een slimmere oplossing is om een NS-Business Card aan te vragen. Dat is een zakelijke OV-chipkaart waarmee je op rekening reist. Je hoeft er dus geen saldo op te zetten, je betaalt je ritten achteraf. Dat heeft drie voordelen.
1 Je krijgt maandelijks één overzichtelijke factuur met daarop al je ritten met het openbaar vervoer van de afgelopen maand (ook je ritten per OV-fiets, Greenwheels-huurauto, taxi, etcetera).
2 Het is meteen duidelijk wat de kosten per rit zijn en je kunt gemakkelijk aangeven of een rit ‘zakelijk’, ‘privé’ of ‘woon-werk’ is.
3 Je hoeft geen bonnetjes of kaartjes te bewaren.
 
Je kunt de NS-Business Card gratis aanvragen als je staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Hier lees je meer.

Lees ook…

Ga in de dubbeldekker altijd bovenin zitten

Reistijd wordt werktijd. Door slim te werken en handig te plannen, schroef je je aantal werk-uren omhoog en krijg je meer gedaan. Deze tips helpen je om je reistijd in de trein maximaal te benutten. Tip 6 is misschien wel de belangrijkste!

Achteraf betalen grootste voordeel NS-Business Card

Zzp’ers zijn blij met het gemak van de NS-Business Card, blijkt uit een enquête van markt-onderzoeksbureau MetrixLab. Toch laten ze nog veel functies ongebruikt.

Meer OV voor de ZZP: zo reis je vaker met de trein

Je wéét dat het beter is voor het milieu om met het openbaar vervoer te reizen, in plaats van met de auto. En je weet ook dat je op die manier meer beweging krijgt, wat goed is voor jóu. Maar als je ’s morgens de deur uit gaat, grijp je toch weer naar je autosleutels, omdat het net even gemakkelijker is. Hoe zorg je ervoor dat je vaker de trein en fiets pakt?
Je hebt als zzp'er een druk leven. Hoe fijn is het als je tijdens het reizen nog wat aan je administratie kan werken? Met de NS-Business Card speciaal voor zzp'ers kan je met één kaart je treinreizen en andere NS-diensten regelen. Geen gedoe, alles komt op één factuur.

ZZP Servicedesk © 2006-2016. ZZP Servicedesk is onderdeel van Dutch Network Group . Alle rechten voorbehouden. Lees voor gebruik graag onze algemene voorwaarden