Waar moet je op letten bij de keuze van boekhoudsoftware?

Column Suzanne Schipper | Bewust Ondernemen
Als je als startende ondernemer voor de keuze van boekhoudsoftware staat, zie je door de bomen het bos niet meer. Maar ook als je al een aantal jaren onderneemt kan het zo zijn dat je weer voor de keuze van een ander software-pakket komt te staan. Als je de volgende aspecten in je overweging meeneemt, helpt dat bij het maken van een goede keuze.
  1. Met welke software werkt de accountant? Informeer hiernaar. Het spreekt voor zich dat het kostenbesparend werkt als je accountant jouw informatie op afstand kan inlezen. Als deze software voor jou geen optie is (want: te prijzig, te gebruiksonvriendelijk) dan kun je ook nog kijken of er een variant te vinden is die met de software van jouw accountant kan communiceren. Ook dat scheelt al.
  2. Welke software is specifiek voor jouw branche? Soms is er branche-specifieke software waarmee je ook kunt boekhouden. Als deze optie er is dan is dat zeker de moeite waard om te onderzoeken. Het zorgt ervoor dat je geen dubbele handelingen (zoals bijvoorbeeld het boeken van de verkoop) en geen dubbele informatie (zoals relatiegegevens) hebt. Het beste is om hiervoor wel advies te vragen aan iemand met boekhoudkundig inzicht. Mijn ervaring is dat de boekhoudmodule lang niet altijd toereikend is. Dan zou je eventueel nog kunnen kijken naar het kunnen inlezen van informatie van de branche specifieke software naar een algemeen boekhoudpakket.
  3. Hoe boekhoudkundig ben je als ondernemer? Is het een van je skills of is het voor jou als je eerlijk bent abracadabra. Belangrijk om te weten bij de keuze van je software. De uitvoering verschilt namelijk nogal, bij de een moet je toch wel echt weten wat je aan het doen bent en bij de ander hoef je alleen je documenten maar te scannen en een bankkoppeling in te richten. Ik bedoel maar.
  4. Is jouw boekhoudsoftware gericht op groei? Je bent ondernemer en je gaat voor groei. De focus ligt op doen waar je goed in bent zodat je succesvol wordt. Het is dan prettig als je de boekhouding op een gegeven moment kunt uitbesteden. In hoeverre kan dat met je boekhoudsoftware? Is deze online en dus van afstand benaderbaar? Werkt het efficient en is het gemakkelijk overdraagbaar? Dat laatste is trouwens niet alleen belangrijk voor als je het te druk krijgt, maar ook voor als er onvoorziene omstandigheden zijn. You never know.
  5. Is er uitbreiding in je boekhoudsoftware mogelijk? Misschien wil je op termijn wel een CRM (CustomerRelationsManagement) module, of je wilt op termijn een kassa die kan communiceren met je boekhoudsoftware. Als je hier nu al rekening mee houdt dan kun je in de toekomst veel tijd besparen.
  6. Kies je voor een pakket dat alleen online werkt en zijn al je documenten digitaal? Zorg er dan voor dat je eens per jaar alle documenten download. Zo heb je een backup om aan de bewaarplicht van de belastingdienst te blijven voldoen (7 jaar).
  7. Wil je overstappen van boekhoudsoftware? Doe dit dan het liefst aan het begin van het nieuwe (boek)jaar.

 
Succes met het maken van de juiste keuze!
Eén service voor antwoorden op vragen zoals: Hoe orden ik mijn administratie? Hoe zit het met zelfstandigenaftrek? Ben ik BTW-plichtig? Welke kosten mag ik aftrekken? Gratis voor leden van ZZP Servicedesk!

ZZP Servicedesk © 2006-2016. ZZP Servicedesk is onderdeel van Dutch Network Group . Alle rechten voorbehouden. Lees voor gebruik graag onze algemene voorwaarden