Hoe vind je een goede boekhouder?

Laatste update: 08-11-2023 Leestijd: 6 min Door: Redactie ZZP Servicedesk

Tijd is kostbaar, dit geldt ook zeker voor de ondernemer. Als ondernemer wil je je tijd besteden aan zaken die je interesseren. Vind jij het leuk om je eigen boekhouding te doen en geeft dit je energie? Dan is dat hartstikke fijn in deze tijd waarin steeds meer (digitaal) gedocumenteerd moet worden. Hoor jij echter bij de (grote) groep ondernemers voor wie de boekhouding enkel administratieve rompslomp is? Ga dan op zoek naar een goede boekhouder. Kies iemand die op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen, kennis heeft van fiscale voordelen, jou kan voorzien van het beste advies en iemand die jouw (gehele of gedeeltelijke) administratie uit handen kan nemen.

In dit artikel vertellen we hoe je in 7 stappen een goede boekhouder vindt. Daarbij geven we 5 tips voor iedere ondernemer (die twijfelt over een samenwerking) met een boekhouder.

Vind een goede boekhouder in 7 stappen

1. Bepaal welk type boekhouder je zoekt
2. Ga op zoek naar een boekhouder die gespecialiseerd is in jouw soort onderneming
3. Plan een kennismakingsgesprek in met 2 of meer boekhouders
4. Bespreek het takenpakket
5. Check of jullie elkaar begrijpen
6. Laat een complete en concrete prijsopgave opstellen
7. Kies een boekhouder die aansluit bij jouw wensen, verwachtingen en budget

Stap 1: Bepaal welk type boekhouder je zoekt

Of je nu op zoek bent naar een boekhouder van de oude stempel of iemand die meegroeit en -ontwikkeld met de tijd, voor iedereen is er wel een geschikte boekhouder te vinden. Maar juist omdat er zoveel verschillende type boekhouders zijn, is het verstandig je zoektocht te starten met de volgende vragen:

• Wil jij persoonlijk contact met je boekhouder of wil je het contact puur zakelijk houden?
• Wil je een boekhouder met een kantoor in jouw omgeving of vind je het geen probleem enkel online contact te onderhouden?
• Wil je iemand die is aangesloten bij een groot kantoor of werk je liever samen met een klein boekhoudkantoor?
• Wil je een boekhouder die de bonnen nog fysiek ontvangt of zoek je iemand bij wie je alles digitaal aanlevert?

Stap 2: Ga op zoek naar een boekhouder die gespecialiseerd is in jouw soort onderneming

Waar de ene boekhouder gespecialiseerd is in het boekhouden voor grote bedrijven, heeft de andere boekhouder weer meer kennis over de boekhouding van een eenmanszaak. Daarbij gelden voor iedere branche andere regels en voordelen. Zoek daarom altijd een boekhouder die gespecialiseerd is in jouw soort onderneming.

Stap 3: Plan een kennismakingsgesprek in met 2 of meer boekhouders

De boekhouding van je onderneming is belangrijk en wil je niet zomaar aan iemand overdragen. Zorg dat je met minimaal 2 boekhouders een kennismakingsgesprek inplant. Zodoende kun je het best beoordelen welke boekhouder goed genoeg is en voldoet aan jouw wensen en voorwaarden. Controleer wel voor ieder kennismakingsgesprek welke kosten er zijn verbonden aan dit gesprek, zo voorkom je onaangename financiële verrassingen achteraf.

Stap 4: Bespreek het takenpakket

Bespreek tijdens het kennismakingsgesprek met de boekhouder(s) je verwachtingen over een eventuele samenwerking. Wil jij deels je eigen boekhouding blijven doen, stem dan af wie welke aangifte doet (btw-aangifte, inkomstenbelasting). Lees hier hoe jij je eigen btw-aangifte doet. Daarbij is het goed te bespreken hoe jij je administratie dient te doen en wat de boekhouder hierin doet.

Stap 5: Check of jullie elkaar begrijpen

De wereld van het boekhouden is er één met veel moeilijke termen. De ene ondernemer begrijpt deze termen beter dan de ander. Ben jij iemand die niks heeft met (de moeilijke termen uit) de boekhouding, check dan altijd of jij en je boekhouder elkaar begrijpen. Het blijft jouw boekhouding en het is daarom van belang dat jouw boekhouder je ten alle tijden, in begrijpbare taal, kan uitleggen wat hij/zij voor je heeft gedaan.

Stap 6: Laat een complete en concrete prijsopgave opstellen

Een groter takenpakket betekent een hoger tarief. Bepaal daarom je budget, stem af of de boekhouder een uurtarief of een all in structuur hanteert en laat een complete, concrete prijsopgave opstellen. Het is gebruikelijk dat je boekhouder naast je aangifte en jaarrekeningen kosteloos kleine vragen beantwoordt en adviezen geeft. Heb je vraagstukken over grotere zaken, zoals het aannemen van personeel of het kopen van een bedrijfspand, dan bestaat de kans dat je hiervoor extra betaald. Bespreek wat deze eventuele extra diensten je gaan kosten.

Stap 7: Kies een boekhouder die aansluit bij jouw wensen, verwachtingen en budget

Ten slotte kies je de boekhouder die het best aansluit bij jouw wensen, verwachtingen en budget. Doe hierin geen concessies. De boekhouding van je bedrijf is immers ontzettend belangrijk, je wilt hierin geen problemen.

5 tips voor een goede samenwerking met een boekhouder

1. Fulltime ondernemer? Besteed je boekhouding uit!
2. Een goede boekhouder zal je uiteindelijk helpen geld te besparen
3. Zet alle gemaakte afspraken op papier
4. Blijf betrokken bij je eigen boekhouding
5. Heb je al een boekhoudprogramma? Verifieer of de boekhouder met jouw boekhoudprogramma werkt

Tip 1: Besteed je boekhouding uit

Accepteer dat een boekhouder geld kost. De tijd die jij aan boekhouden kwijt bent, kun je beter besteden aan ondernemen. Ben je fulltime aan het werk als ondernemer en hoor jij bij de grote groep ondernemers die de boekhouding zien als administratieve rompslomp? Besteed deze dan volledig uit aan een ervaren boekhouder.

Tip 2: Een goede boekhouder zal je uiteindelijk helpen geld te besparen

Ja, het inhuren van een boekhouder kost geld. Maar als een boekhouder zijn werk goed doet, kan hij je helpen veel geld te besparen. Boekhouders weten vaak meer dan de gemiddelde ondernemer over hun boekhouding. Ze zijn op de hoogte van de laatste ontwikkelingen, regels en fiscale voordelen en laten deze in je voordeel werken.

Tip 3: Zet alle gemaakte afspraken op papier

Al is je boekhouder nog zo ervaren en vertrouw je hem/haar je volledige onderneming toe, zorg er altijd voor dat de gemaakte papieren op papier staan. Zodoende voorkom je misverstanden en onaangename (financiële) verrassingen bij een eventueel conflict.

Tip 4: Blijf betrokken bij je eigen boekhouding

Of je nu je volledige boekhouding hebt uitbesteed of toch deels betrokken bent, jij blijft ten alle tijden verantwoordelijk voor de boekhouding van je eigen onderneming. Zorg er daarom voor dat je altijd goed op de hoogte wordt gehouden door je boekhouder. Mochten zich eventuele problemen voordoen, dan wordt namelijk niet je boekhouder maar jij aansprakelijk gesteld.

Tip 5: Heb je al een boekhoudprogramma? Verifieer of de boekhouder met jouw boekhoudprogramma werkt

Niets is zo vervelend als het aangaan van een overeenkomst met een boekhouder die niet met jouw boekhoudprogramma werkt. Dit betekent namelijk dat je òf moet overstappen naar het boekhoudprogramma van je boekhouder (wat je extra tijd en/of geld kost) òf op zoek moet gaan naar een andere boekhouder. Verifieer daarom altijd, voordat je de overeenkomst aangaat, of je boekhouder met jouw boekhoudprogramma werkt.

Waarom kiezen voor een boekhouder?

Door te kiezen voor een boekhouder, bespaar je naast tijd vaak ook veel geld. Deze specialist werkt nu eenmaal sneller, efficiënter en heeft daarbij meer kennis over eventuele fiscale voordelen. Zodoende kun jij je focussen op de leuke kanten van het ondernemen en haal je het maximale uit je eigen bedrijf. Ook voorkom je met een goede boekhouder fouten in je administratie en/of aangifte(s).

Ben je nog niet helemaal overtuigd en wil je liever je eigen boekhouding doen? Lees dan hier hoe jij je eigen boekhouding opzet.