Help! Een wanbetaler! Wat nu?

Bekijk hier welke stappen je kunt ondernemen
Je hebt weer een opdracht binnengekregen. Je hebt samen met de klant duidelijke afspraken gemaakt omtrent de klus en deze afspraken ook schriftelijk vastgelegd. Ook met betrekking tot de betaling zijn de afspraken helder: een deelbetaling bij de start van de werkzaamheden, een deelbetaling halverwege en het restant bij oplevering. Aan de slag dus! Al gauw blijkt echter dat de klant zijn betalingsverplichtingen niet nakomt. Je baalt hier verschrikkelijk van, maar kunt de opdracht ook niet zomaar stopzetten omdat de omstandigheden daar niet toe zijn. Wat kun je in een dergelijke situatie doen en hoe pak je dit aan?


Betalingsherinnering

Vaak is er in de overeenkomst van opdracht tussen jou en de klant een betalingstermijn afgesproken. Ten aanzien van consumenten geldt geen wettelijke betalingstermijn. De betalingstermijn moet je met de particuliere klant overeenkomen en vermelden in het contract. Een andere optie is om de betalingstermijn in je algemene voorwaarden op te nemen. Vaak betreft het een termijn van 14 dagen. De betalingstermijn bij overeenkomsten tussen bedrijven onderling en tussen bedrijven en overheden is daarentegen wel wettelijk vastgelegd. In principe moet er binnen 60 dagen worden betaald. Indien hierover niks is afgesproken, geldt er een termijn van 30 dagen. Wanneer blijkt dat de klant na het verstrijken van de termijn nog niet aan de betalingsverplichting heeft voldaan, is het raadzaam om een betalingsherinnering te sturen. Je kunt dit natuurlijk mondeling doen, maar voor je eigen administratie geniet een schriftelijke herinnering de voorkeur. Ook kan de schriftelijke herinnering dienen als bewijsstuk. Laat na het verstrijken van de reguliere betalingstermijn niet al te veel tijd verloren gaan voordat je de betalingsherinnering verstuurt. Hoe eerder je de herinnering verstuurt, hoe groter de kans is dat je de betaling alsnog op korte termijn ontvangt. Geef de klant een redelijke termijn om alsnog aan zijn betalingsverplichting te voldoen, bijvoorbeeld acht dagen na dagtekening van de herinnering.

 

Betalingsregeling

Om de klant persoonlijk en snel te spreken kan er bijvoorbeeld telefonisch contact opgenomen worden. Probeer in dit gesprek een betalingsregeling overeen te komen en bevestig deze schriftelijk.

 

Aanmaning

Wanneer de herinnering of de betalingsregeling niet het gewenste effect hebben gesorteerd, is het tijd om de klant een aanmaning te sturen. Dit komt op hetzelfde neer als een herinnering, maar je kunt overwegen in de aanmaning een iets dwingendere woordkeuze te gebruiken, zodat de klant zich er toch echt van bewust is dat het tijd wordt om aan de betalingsverplichting te voldoen. Verwijs in de aanmaning ook naar de eerdere betalingsherinnering. Gun de klant wederom een termijn, maar dit keer nog iets korter: vijf (werk)dagen na dagtekening.
 

Laatste aanmaning

Ook de aanmaning blijkt geen effect te hebben gehad. De situatie wordt nu toch wel erg vervelend. In deze situatie is het raadzaam nog een laatste aanmaning naar de klant te sturen. Doe dit in ieder geval ook via aangetekende post, zodat je zeker weet dat de aanmaning de klant heeft bereikt. Wellicht betaalt hij naar aanleiding daarvan alsnog en anders kun je in ieder geval aantonen dat je er alles aan hebt gedaan om je klant tot betaling van de factuur aan te zetten. In de laatste aanmaning geef je aan dat zowel de herinnering als de eerste aanmaning niet tot een betaling hebben geleid, waardoor je genoodzaakt bent rechtsmaatregelen te nemen wanneer blijkt dat ook op deze laatste aanmaning niet wordt gereageerd. Geef aan dat de vordering uit handen zal worden gegeven aan een incassobureau en dat dit zorgt voor extra kosten die aan de klant in rekening zullen worden gebracht: incassokosten en/of wettelijke rente. Een vaak gebruikte betalingstermijn bij het versturen van een laatste aanmaning betreft twee werkdagen na dagtekening. Met betrekking tot de berekening van de wettelijke rente het volgende: bij levering aan bedrijven en de overheid geldt de wettelijke rente voor handelstransacties, te weten 8%. Bij levering aan consumenten geldt de wettelijke rente voor niet-handelstransacties, te weten 2%.


Incasso

Als blijkt dat ook de laatste aanmaning geen nut heeft gehad, is het tijd om de vordering daadwerkelijk uit handen te geven. Er zijn vele incassobureaus waar je je tot kunt wenden, vergelijk de bureaus met elkaar voordat je een keuze maakt. Zorg dat ook de incassokosten op jouw klant worden verhaald. Het incassotraject bestaat uit twee delen: een minnelijk traject en een gerechtelijk traject. In eerste instantie zal er middels incassobrieven namens jou worden getracht om de klant tot betaling te bewegen, al dan niet middels een betalingsregeling. Heeft de minnelijke fase geen effect? Dan kun jij als schuldeiser ervoor kiezen om een gerechtelijke procedure te beginnen. Let op: ook dit brengt kosten met zich mee. Deze kosten worden normaliter neergelegd bij de schuldenaar, de klant dus, maar als deze niet tot betaling overgaat, bijvoorbeeld omdat hij of zij simpelweg niks meer heeft, kan het zijn dat je uiteindelijk toch zelf de gerechtelijke kosten moet voldoen.

 

Btw terugvragen

Ziet het ernaar uit dat een klant niet meer gaat betalen, dan kun je bij de belastingdienst een verzoek indienen voor teruggave van de btw die je door deze klanten hebt betaald. Dit verzoek moet je in ieder geval direct na het vaststellen van de jaarrekening doen en met bewijsstukken van de oninbaarheid van de vordering.
 

Heb je nog vragen? Neem dan contact op met de bedrijfsadviseurs van ZZP Servicedesk door te bellen naar 020-2101496 of te mailen naar support@zzpservicedesk.nl

Nadat je je klant al meerdere betalingsherinneringen hebt gestuurd, zonder gevolg, kun je een aangetekende ingebrekestelling sturen. ZZP Servicedesk heeft een voorbeeldbrief voor je opgesteld.

ZZP Servicedesk is het online platform van ZZP Servicedesk.nl B.V. © 2014-2018. Alle rechten voorbehouden. Lees voor gebruik graag onze algemene voorwaarden en website disclaimer