Hoe voorkom ik blunders per e-mail?

De tien meest gemaakte fouten
Als zelfstandig ondernemer zit er meestal niet iemand naast je die je e-mails kan checken voor je ze verstuurd. Daarom hebben wij de tien meest gemaakte blunders voor je op een rijtje gezet en vertellen we je hoe je ze kunt voorkomen.

1. Heftig reageren

Een mail schiet je in het verkeerde keelgat en je dient de zender direct van repliek. De ontvanger kan een e-mail vaak verkeerd begrijpen en dit veroorzaakt onnodige misverstanden.
Beslecht een geschil bij voorkeur nooit via e-mail. Lees je e-mail altijd goed door wanneer je deze getypt hebt, tel (minimaal) tot tien en klik dan pas op verzenden. Dit geldt uiteraard vooral voor boze e-mails. Twijfel je over de toon? Laat dan een vertrouweling meelezen.
 

2. Grapjes maken

Het succes van een grap valt of staat niet alleen met de juiste timing, maar ook met de juiste toon en lichaamstaal. Deze twee laatste aspecten ontbreken juist bij e-mail. Dit betekent dat wanneer je een grap maakt, je het risico loopt dat de ontvanger deze niet als zodanig opvat.
E-mailhumor wordt niet altijd gewaardeerd. Je bevindt je op glad ijs wanneer je grapjes maakt via de e-mail. Blijf zakelijk in zakelijke mails en wees heel voorzichtig met grappen.
 

3. Pijnlijke typefouten

Vergis je niet in de ellende die je kunt veroorzaken door een typefout die niet als zodanig wordt herkend. Daarnaast kom je door typefouten onprofessioneel over. Het nogmaals doorlezen van je e-mails is niet alleen handig wanneer je boos bent en een pittige e-mail hebt opgesteld. Het zorgt er ook voor dat je eventuele typefouten uit de mail weet te vissen voordat je deze verzendt.
 

4. Vertrouwelijke teksten naar de verkeerde

Het versturen van een vertrouwelijke tekst naar de verkeerde persoon kan voor pijnlijke situaties zorgen. Vertrouw niet te veel op je geheugen en kijk goed welke tekst je hebt geplakt in de mail. Wederom: lees je mail goed na voordat je deze verzendt.
 

5. Roddelen

Wanneer je een e-mail aan het schrijven bent die over een bepaald persoon gaat, let er dan goed op dat je deze e-mail naar de juiste persoon stuurt. Check of het e-mailadres niet automatisch is aangevuld door het e-mailprogramma, ook in de cc. Wissel privé-informatie over personeel of zakenpartners niet uit via de mail. Roddel dus niet via de mail!
 

6. Ongevraagde informatie verzenden

Kettingbrieven komen ook op de werkvloer voor: e-mails die je door moet sturen naar zoveel mogelijk mensen. Een vergelijkbare variant zijn de e-mails waarin je wordt gewaarschuwd voor een gevaarlijk virus dat je hele harde schijf wist. Dit soort mails zijn in 99 procent van de gevallen onzin. Wanneer je ze doorstuurt naar andere mensen kan dat als vervelend worden ervaren. Lees ook:"Hoe voorkom je ongewenste e-mail?"
 

7. Caps Lock

Het gebruik van hele woorden of zinnen in hoofdletters is het webequivalent van schreeuwen.
Windows heeft een optie om je met een geluid te waarschuwen als je de Caps Lock-toets gebruikt. Om deze melding te activeren ga je naar het configuratiescherm (Start - Instellingen - Configuratiescherm) en dubbelklik je op de icoon Toegankelijkheid. Op het tabblad Toetsenbord vinkt je de optie ‘Schakeltoetsen gebruiken’ aan. Klik op OK. Windows laat dan een geluid horen als je Caps Lock, Scroll Lock en Num Lock gebruikt.
 

8. Houd e-mail helder en beknopt

Zorg ervoor dat de ontvanger direct begrijpt wat je vraagt of zegt. Helder taalgebruik en een overzichtelijke lay-out brengen je boodschap beter over.
 

9. Formuleer een duidelijk onderwerp

De ontvanger moet aan de onderwerpregel al kunnen zien wat de aard van het bericht is. Hierdoor zal de ontvanger je bericht sneller openen en is de strekking van je verhaal snel duidelijk.
 

10. Kies het juiste medium

Bedank wanneer je antwoord van iemand wilt, voordat je het medium kiest waarmee je hem benadert. Wanneer je haast hebt, een discussie wilt voeren of boos bent, is bellen of langslopen effectiever dan mailen.
 
(Bron: intermediair.nl)

 

Lees ook…

Niet langer een slaaf van je inbox

Binnenkomende mails zijn vaak een bron van ergernis: ze kosten veel tijd en leveren stress op.

Een goede nieuwsbrief maak je zo

Een goede manier om je klanten te bereiken is het versturen van een digitale nieuwsbrief. Nu klinkt dit gegeven misschien wat achterhaald, maar het is nog altijd van deze tijd. Je moet alleen wel weten waar je nieuwsbrief aan moet voldoen om er succes mee te behalen. Met deze tips kun je de plank bijna niet mis slaan.

Hoe houd ik spam uit mijn mailbox?

Spam kost tijd en veroorzaakt irritatie. Het is niet volledig uit te roeien, maar er zijn wel manieren om de ongewenste e-mail te filteren en de spam flink te verminderen.

ZZP Servicedesk is het online platform van ZZP Servicedesk.nl B.V. © 2014-2019. Alle rechten voorbehouden. Lees voor gebruik graag onze algemene voorwaarden en website disclaimer