Je boekhouding in de cloud. Hoe veilig is dat?

Waar moet je op letten?
Steeds meer zzp’ers gaan voor de gemakken van het online boekhouden. Ze delen hun gegevens met hun accountant in de cloud. Maar hoe veilig is die cloud nu eigenlijk?
Veiligheid is voor veel ondernemers de voornaamste reden om in de cloud te gaan werken. Het maakt het leven bovendien een stuk makkelijker als je altijd en overal bij je gegevens kunt. Toch weet 50 procent van de ondernemers die in de cloud zit, helemaal niet waar de data dan zijn opgeslagen. Driekwart van hen denkt dat dat in Nederland gebeurt, maar nog niet eens de helft van de data is hier opgeslagen.
 

Transparantie

De cloud blijft een abstract begrip. En dat geldt helemaal voor de veiligheid. Hoe kun je nu oordelen of de cloud waarin jij werkt met je online boekhoudprogramma veilig genoeg is? Welke veiligheidsmaatregelen neemt de cloudaanbieder? Hoe zit het met de privacy? Het vaak om honderden technische, maar ook juridische en organisatorische maatregelen. Die wil je toch niet allemaal uitpluizen? Eigenlijk wil je dus dat jouw cloudleverancier duidelijk communiceert over hoe hij zijn beveiliging heeft geregeld en hoe hij deze dagelijks bewaakt, laat controleren en hier verantwoording over aflegt. Gelukkig zijn daar veiligheidsstandaarden voor, die worden gecontroleerd door externe accountants, maar ze zeggen de gemiddelde gebruiker niet heel veel.
 

Zelf op zoek gaan naar de veiligheid

Toch is het belangrijk beter op deze standaarden te letten, stelt André Salomons, CIO van Financial Suite, die twee jaar geleden onderzoek deed naar hoe transparant cloudaanbieders zijn over hun security. “Een betrouwbare cloudleverancier, heeft geïnvesteerd in deze certificaten. Je moet de communicatie over die certificaten terug kunnen vinden op hun website, bijvoorbeeld in de vorm van een pdf."

Uit zijn onderzoek kwam naar voren dat maar één van de onderzochte cloudleveranciers de informatie over de wijze waarop de klantendata is veiliggesteld op orde had. Salomons: “Zoek daarom voordat je in zee gaat met een cloudaanbieder altijd op zijn website of je hierover iets kunt terugvinden. Neem geen genoegen met loze kreten als ‘Wij zijn 100 procent veilig’, als daar geen verdere uitleg bij zit. Is er verder niks over te vinden, zoek dan een andere aanbieder.”

Toch is de cloud veiliger dan wanneer je je gegevens op de thuiscomputer bij je boekhouder hebt staan. “Ik heb tien jaar gewerkt als zzp’er en vind het ideaal om de boekhouding in de cloud te doen. De cloud voldoet aan allerlei securityregels, mechanismen en regels. Je koopt een stuk veiligheid. Maar die moet je dus wel zelf toetsen.”
 

Keurmerk

Gelukkig is er een initiatief om je wat meer inzicht te geven: het Keurmerk Zeker-OnLine. Door online leveranciers van administratieve diensten te certificeren, hoopt de stichting Zeker-OnLine de betrouwbaarheid en veiligheid in de cloud beter zichtbaar te maken voor ondernemers. Om het keurmerk te verkrijgen moeten de leveranciers voldoen aan allerlei eisen op het gebied van veiligheid, betrouwbaarheid, functionaliteit, uitwisselbaarheid van gegevens en juridische aspecten als privacy en continuïteit. Het initiatief is opgezet door accountants, het Platform voor de Informatiesamenleving (ECP), de Belastingdienst en een groep leveranciers van online boekhoudpakketten.

Zo moet de aanbieder bijvoorbeeld de gegevens van een ondernemer minimaal een half jaar bewaren als de overeenkomst door faillissement van de ondernemer wordt beëindigd. Als hij failliet gaat moet de dienstaanbieder voorzieningen treffen om de dienst nog een maand beschikbaar te stellen om zo de gegevens naar een andere provider over te zetten. Verder moet de ondernemer eigenaar blijven van alle door hem ingevoerde data en wanneer de aanbieder privacy gevoelige gegevens opslaat in de cloud, moet deze zich daarbij houden aan wettelijke eisen.

Lees ook…

7 tips voor veilig werken in de cloud

Je wilt je data ook online opslaan, maar bent nog een beetje huiverig? Lees dan hier hoe je veilig en goed voorbereid aan de slag kunt met cloud computing.

Cloud software: Microsoft Office 365 vs. Google Apps

Werken in de cloud betekent dat je ook online kantoorsoftware nodig hebt. Daar springen bedrijven als Microsoft en Google natuurlijk op in. We bekeken hun producten eens van dichterbij.

Hoe maak ik een column of vlog voor ZZP Servicedesk?

Wie weet beter wat een zelfstandig professional bezighoudt dan jij? Daarom zijn wij altijd op zoek naar zzp'ers die willen schrijven of vloggen over hun ervaringen. Wil jij je kennis met anderen delen en je collega-zelfstandigen op weg helpen? Begin dan met het schrijven van een column of videobloggen! Ben je geen zzp'er, maar expert op een gebied dat voor zzp'ers relevant is? Dan ontvangen we ook graag jouw bijdrage.
Je administratie bijhouden is niet de leukste klus, maar wel noodzakelijk. Je kunt het jezelf makkelijker maken door online te gaan boekhouden. In dit whitepaper lees je daar alles over.

ZZP Servicedesk is het online platform van ZZP Servicedesk.nl B.V. © 2014-2019. Alle rechten voorbehouden. Lees voor gebruik graag onze algemene voorwaarden en website disclaimer