Boekhouden in een schriftje

Ondernemen in het begin van de jaren '90
Er was een tijd dat je als zzp’er zonder mobieltje, internet en e-mail je bedrijf voerde. Contact met opdrachtgevers ging op afspraak en via de telefoon en de boekhouding werd met pen bijgehouden in schriftjes. ZZP Servicedesk sprak over die tijd met Jan de Bie, die al 23 jaar succesvol is als zelfstandige grafisch vormgever en DTP’er. ‘Het is allemaal zo veel efficiënter geworden.’
In 1991 startte De Bie voor zichzelf. “Ik wilde een eigen bedrijf runnen en zelf bepalen hoe je het invult. Hard werken als het nodig is, en minder werken als het kan. Dat vind ik nog steeds het meest aantrekkelijk van het voor jezelf werken.” Onder de naam Studio aan de Werf deelt hij een ruimte in het Utrechtse bedrijfsverzamelgebouw De Voorziening met andere creatieve zzp’ers.
 
Begin jaren ’90 was er nog geen cloud om je boekhouding in te doen, geen apps om onderweg je kosten en kilometers bij te houden en geen online boekhoudprogramma’s. Hoe deed je het toen?
“Voordat ik begon heb ik een cursus gedaan hoe je je boekhouding moet bijhouden. Het bedrijfje dat die cursus gaf, heb ik meteen ingehuurd om voor mij aangifte inkomstenbelasting te doen en mijn jaarrekening. De rest heb ik altijd zelf gedaan. Vanaf het begin heb ik alles bijgehouden in mijn map, alle nota’s en facturen. In het begin hield ik het overzicht in een schrift bij, met de rekenmachine erbij. Later ben ik het in Excel gaan invoeren, wat veel makkelijker was. Daar doe ik het nog steeds in. Een eenmanszaak als die van mij heeft geen ingewikkelde boekhouding. Ik drijf geen handel.  Ik verstuur facturen voor mijn gedane werk en ontvang nota’s voor de kosten die ik maak. Het materiaal dat ik inkoop is zo beperkt. Ik heb geen auto dus hoef ook geen kilometers bij te houden. Verder heb ik kosten als huur en telefoon, dat is allemaal overzichtelijk.”
 
Je doet al 23 jaar je boekhouding. Wat is het belangrijkste advies dat je startende zzp’ers zou meegeven?
“Hou het goed bij elke maand. Als je wacht tot het einde van het jaar levert dat een hoop gedoe op. Sommige mensen spenderen graag hun kerstvakantie met hun bonnetjes. Ik doe liever andere dingen. Ik besteed er ongeveer een tot twee uur per maand aan.”
 
Toen je begon had je nog geen smartphone op je bureau liggen die je stoort met binnenkomende mails, belletjes en whatsapps. Was het in die tijd rustiger werken?
“Niet echt. Ik zie eigenlijk vooral alleen maar voordelen van de smartphone. Al je afspraken heb je bij de hand, je kan alles synchroniseren met elkaar, je mails hou je in de gaten. Kortom je hebt een veel beter overzicht. Whatsapp-groepen kun je altijd uitzetten. Je moet gewoon goed weten waar je mee bezig bent. Als je creatief bezig wilt zijn moet je daar bewust van zijn. Dus je telefoon even uitzetten, of je mails. Mensen bellen overigens veel minder dan vroeger. De klanten met wie ik al heel lang samenwerk mailen vaak met de vraag of ik tijd heb voor een klus. Er komt geen telefoon meer aan te pas. Toen ik begon werd er juist meer gebeld dan nu. Nu werkt mail ook goed. Iedereen checkt immers toch continu de mail, dus je hebt meestal snel contact. Als zzp’er moet je er wel bewust voor kiezen om altijd bereikbaar te zijn via telefoon en mail.”
 
Hoe bedoel je?
“Voordat je het weet ben je echt dag en nacht aan het werk. Het is wel eens lastig voor zzp’ers. Ze kunnen het voor hun gevoel niet maken om niet bereikbaar te zijn. Zeker de laatste tijd waarin veel zzp’ers het moeilijk hebben. Wat dat betreft is een betaalde baan gemakkelijker, dan kun je echt vrij hebben.”
 
Was het begin jaren ’90 makkelijker om niet bereikbaar te zijn?
“Nee eerlijk gezegd niet. Toen ik begon zat ik gewoon veel meer tijd op kantoor. Nu kan ik met mijn laptop overal werken en toch bereikbaar blijven. Ik vind het wel prettig hoe dingen zijn veranderd.”
 
Hoe communiceerde je toen vooral met je opdrachtgevers?
“Vooral via de telefoon en fax. Daarnaast spraken we vaker af met elkaar. Het uitwisselen van informatie ging vooral via de telefoon. Nu stuur ik een pdf-je naar een klant, toen stuurde ik een printje en maakten we een afspraak om het te bekijken. Nu sturen we het drie keer in een uur heen en weer met alle verbeteringen en overleggen we het telefonisch. Toen kostte het veel meer tijd. Dingen veranderen in de drukproef, weer opnieuw afspreken om het bespreken. Alles is zo veel efficiënter geworden.
Je administratie bijhouden is niet de leukste klus, maar wel noodzakelijk. Je kunt het jezelf makkelijker maken door online te gaan boekhouden. In dit whitepaper lees je daar alles over.

ZZP Servicedesk is het online platform van ZZP Servicedesk.nl B.V. © 2014-2019. Alle rechten voorbehouden. Lees voor gebruik graag onze algemene voorwaarden en website disclaimer