De 8 regels van de bewaarplicht

Wat moet je precies bewaren voor de Belastingdienst?
Als ondernemer ben je verplicht je administratie minimaal zeven jaar te bewaren voor de Belastingdienst. Mag dat ook digitaal? En wat moet je precies bewaren? Acht regels op een rijtje.
Je zakelijke administratie is de basis voor zowel je btw- als je inkomstenbelastingaangifte. De Belastingdienst eist van je dat deze aangiftes helemaal overeenkomen met de gegevens in al jouw papierwerk. Wat moet je precies bewaren? Eigenlijk alle belangrijke documenten in je bedrijfsvoering. Naast je facturen en bonnetjes gaat het dan over je debiteuren- en crediteurenadministratie, je in- en verkoopadministratie, je grootboek en voorraadadministratie. Neem daarbij de volgende regels in acht:
 

1. Papier én digitaal

Of je stukken nu digitaal zijn of van papier, de bewaartermijn is hetzelfde. Officieel moeten gegevens bewaard worden in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Wat je digitaal ontvangen hebt, moet je dus digitaal bewaren en wat je op papier ontvangen hebt, moet je op papier bewaren. Dus die aankoopbon van de nieuwe computer bewaar je als pdf. De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden, zodat je bij controle de gegevens makkelijk kunt aanleveren bij de belastinginspecteur. Aangezien bonnetjes en facturen kunnen vervagen is het sowieso slim om ze in te scannen en ze als digitale kopieën te bewaren.
 

2. Conversie

Wil je liever alles digitaal bewaren? Daar kun je afspraken over maken met de Belastingdienst. Je kunt bijvoorbeeld onder bepaalde voorwaarden bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd. Voor de conversie heeft de Belastingdienst een aantal voorwaarden gesteld. Zo moet je dan echt alle gegevens overzetten. Ze moeten inhoudelijk kloppend zijn en dus zeven jaar beschikbaar zijn voor de belastinginspecteur. Ook moet je de geconverteerde gegevens binnen afzienbare voor hem of haar kunnen reproduceren en leesbaar kunnen maken. Twijfel je over conversie van je administratie, neem dan contact op met de Belastingdienst.
 

3. Brand is geen excuus

Zorg ervoor dat je op een externe harde schijf of ergens in de cloud een reservebestand hebt van je boekhouding. Stel dat er brand uitbreekt dan verlies je al je mappen met facturen en bonnetjes en computers met excelbestanden en pdf’s. En dat zou een ramp kunnen zijn. Brand of diefstal gelden namelijk niet als excuus om onder de bewaarplicht uit te komen. Je zult altijd je administratie van de afgelopen zeven jaar moeten kunnen overleggen. Overigens is wanneer je alles digitaal opslaat op een externe harde schijf het ook heel makkelijk om daar een kopie van te maken.
 

4. De bewaartermijn

De bewaartermijn begint te lopen na afloop van het boekjaar. Een factuur van juni 2018 mag je dus pas in 2026 weggooien.
 

5. Onroerende zaken

Sommige zaken moet je zelfs nog langer bewaren. Heb je bijvoorbeeld een bedrijfspand in eigendom, dan moet je alle belangrijke administratie daaromheen tien jaar bewaren.
 

6. Boete

Voldoe je niet aan de bewaarplicht? Dan kan dat heel vervelend uitpakken. Niet alleen riskeer je een boete, het kan ook nog eens uitlopen op een strafrechtelijke vervolging. Reden genoeg om je gewoon maar aan de regels te houden dus.
 

7. Boekhouder

Wat nou als je je hele administratie hebt uitbesteed? Wat moet je dan precies bewaren? Dan vallen alle documenten, programma’s en andere gegevensdragers van je boekhouder, boekhoudprogramma of loonservicebureau onder de bewaarplicht.
 

8. Uitstel van aangifte

Belangrijk om in je achterhoofd te houden is dat je bewaartermijn wordt verlengd als je uitstel hebt gekregen voor het doen van de aangifte. Houd er dus rekening mee dat je bewaarplicht langer kan zijn dan zeven jaar, wanneer je uitstel aanvraagt.

Lees ook…

Hoe vind je een goede boekhouder?

Al is je administratie als eenmanszaak misschien best wel overzichtelijk, het kost veel tijd om het zelf te doen. Vaak ben je er in de weekenden en avonden nog mee bezig. Het dan ook erg handig er iemand voor in te huren. Maar hoe vind je nu een goede boekhouder of accountant?

Creatief boekhouden kan lonen

Het klinkt niet al te positief: creatief boekhouden om minder belasting te hoeven betalen. Toch zijn er slimmigheden genoeg die legaal zijn en waarmee je jouw winst zo kunt beïnvloeden dat je minder belasting betaalt.

Jouw resultatenrekening als zzp'er

Resultaat, het ‘buzzwoord’ voor een succesvolle business. Een gezonde onderneming neerzetten met een financieel duurzaam resultaat is immers het doel van iedere ondernemer. Het resultaat volgt uit de resultatenrekening, ook wel winst- en verliesrekening genoemd, van je bedrijfsactiviteiten. Dit is de resultante van de gegenereerde omzet en de daaraan toe te rekenen kosten over een bepaalde periode, doorgaans een (boek)jaar van 1 januari tot en met 31 december. Als dit bedrag positief is, maak je winst. Als het negatief is, spreken we van een verlies.
Wil je op de hoogte gehouden worden van alle trends op het gebied van het zelfstandig ondernemerschap? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief en ontvang elke dinsdagochtend een update van het belangrijkste nieuws.
Je administratie bijhouden is niet de leukste klus, maar wel noodzakelijk. Je kunt het jezelf makkelijker maken door online te gaan boekhouden. In dit whitepaper lees je daar alles over.

ZZP Servicedesk is het online platform van ZZP Servicedesk.nl B.V. © 2014-2018. Alle rechten voorbehouden. Lees voor gebruik graag onze algemene voorwaarden en website disclaimer