Reiskosten declareren: hoe doe ik dat?

Zo factureer je reiskosten als zzp'er
Soms moet je als zzp’er voor je opdrachtgever op pad. Je komt bij je klant op locatie of gaat voor hem naar een bepaalde werkplek toe. Hoe zet je die reiskosten op de factuur?

Reiskosten zijn bedrijfskosten

De belastingdienst ziet reiskosten als onderdeel van de vergoeding voor de prestatie. Dat wil zeggen dat de reiskosten op je aangifteformulier dus gewoon bedrijfskosten zijn. Je mag je reiskosten daarom met hetzelfde btw-tarief factureren als de rest van je vergoeding. Meestal is dat 21 procent, soms 6 of 0 procent. Lees meer.
 

Hoe factuur ik reiskosten?

Grofweg kun je twee dingen doen:
  • De reiskosten opnemen in je uurtarief. Je rekent de reiskosten dan als onkosten van je bedrijf, net zoals je papier, gereedschap of huur van je kantoor. Dit is vaak het eenvoudigst, want je hoeft minder te administreren en factureren. Daarnaast voorkom je discussies met je opdrachtgevers.
  • Reiskosten apart op de rekening zetten. Zo maak je voor de opdrachtgever duidelijk dat deze kosten bovenop je uurloon komen. Dit is bijvoorbeeld handig als je af en toe lange afstanden moet reizen voor een opdracht, terwijl je normaliter niet op pad hoeft.
 

Afspraken

Kies je voor de tweede optie, dan is het goed om vooraf af te spreken met je opdrachtgever hoe je dat doet. Veelvoorkomende afspraken zijn:
 
  • Kilometervergoeding. Werkgevers morgen €0,19 per kilometer belastingvrij vergoeden aan werknemers. Daarom is dit bedrag een algemeen geaccepteerde vergoeding, maar geen regel voor zzp’ers. Je mag een hoger bedrag afspreken. Over dit bedrag reken je btw aan je opdrachtgever.
  • Berekening van de afstand. Krijg je een vergoeding voor woon-werkverkeer? Als je reiskosten berekent, reken je dan vanaf de locatie van de werkgever of vanaf je eigen kantoor? En gebruik je daarvoor Google Maps of de routeplanner van ANWB of TomTom? Mag je parkeerkosten los declareren? Door vooraf afspraken te maken over dit soort zaken, voorkom je discussie.
  • Ga je met de trein, bus, tram, metro of taxi en wil je het vervoersbewijs declareren? Let op: op openbaar vervoer zit 6 procent btw. Als je de bonnen in je administratie bewaart, dan mag je die 6 procent betaalde btw terugvragen. De kosten exclusief btw belast je door aan jouw opdrachtgever.
  • Reistijd als werktijd. Sommige zzp’ers kiezen ervoor hun reistijd als werkuren te declareren. Reistijd wordt dan vergoed tegen het uurloon of een deel daarvan. Soms is dat logisch, als je bijvoorbeeld doorwerkt in de trein. Maar niet iedere opdrachtgever gaat hiermee akkoord.

Lees ook…

Een auto leasen als zzp'er: welke opties heb ik?

Als je als zzp’er een auto wilt leasen, ben je nog niet klaar met kiezen. Er bestaan allerlei varianten van leasecontracten. Bekijk je opties en maak de keuze die het best bij jouw situatie en portemonnee past.

5 gratis apps die zakelijk reizen makkelijker maken

Dag in, dag uit op dezelfde plek werken is voor niemand goed. Misschien ben je al vaak onderweg omdat je bij klanten langs moet, maar het is ook mogelijk dat jij je dagen slijt achter je laptop aan de keukentafel. Onze redactie heeft de handigste gratis apps voor onderweg voor je op een rij gezet. Als je veel reist dan maken deze apps dat nog makkelijker en als je veel op één plek zit kunnen deze apps de drempel om de deur uit te gaan verkleinen.

Hoe regel ik voordelig een auto als zzp'er?

Als je een auto nodig hebt als zzp’er, zijn er meerdere opties. Afhankelijk van je situatie kun je kopen, delen, huren of leasen. Welke optie past bij jou?


Terberg Leasing Plus is een online mobiliteitsplatform, die de zzp’ers en mkb’ers in beweging brengt. En dat geldt ook voor jou. Wij laten jou graag profiteren van de Eindejaarsactie met onze voorraadmodellen. Zodat jij in een splinternieuwe auto kunt rijden tegen oude prijzen. Zie jij jezelf (en je medewerkers) al binnen 2 weken zorgeloos rijden? Bestel vóór 31 december 2018 de nieuwe auto(‘s) en de korting kan oplopen tot wel € 2.000,- per leasecontract.
Wil jij weten hoe jij het meest voordelig een auto kunt regelen als zzp'er? Met de praktische tips, rekentools en ervaringen van collega's uit dit whitepaper maak je de juiste keuze.

ZZP Servicedesk is het online platform van ZZP Servicedesk.nl B.V. © 2014-2018. Alle rechten voorbehouden. Lees voor gebruik graag onze algemene voorwaarden en website disclaimer