Hoe zorg je dat je altijd telefonisch bereikbaar bent?

Zónder zelf aan je telefoon gekluisterd te zitten
Niet bereikbaar zijn kan je klanten kosten. Als een potentiële opdrachtgever jou belt met een vraag en je neemt niet op, dan belt hij de volgende. Maar je kunt natuurlijk niet 24/7 bovenop je telefoon zitten. Hoe zorg je ervoor dat je hierdoor geen klanten misloopt?
Potentiële klanten kunnen afhaken bij het krijgen van een voicemail of geen gehoor. Het aantal voicemails dat achtergelaten wordt is de laatste jaren erg gekrompen. Mensen willen direct antwoord en wanneer je een voicemail inspreekt weet je nooit zeker of de ontvanger het bericht wel krijgt. Veel mensen kiezen dan voor een andere opdrachtgever die op dat moment wel bereikbaar is. Om dit soort situaties te vermijden kun je gebruikmaken van een antwoordservice.
 

Antwoordservice

Een antwoordservice werkt als volgt: als jij je telefoon niet opneemt, wordt het gesprek omgeleid naar een telefonist van de service. Dit gebeurt zonder dat de beller dit doorheeft. Met de instructies die jij hebt gegeven aan de antwoordservice wordt de telefoon voor je opgenomen en het bericht aangenomen. Behalve dat je op deze manier nooit een telefoontje mist, geeft het ook nog een professionele uitstraling: je hebt ineens een eigen secretaresse.
 

Prijzen

Het kost echter wel iets om een dergelijke service in te schakelen. Je betaalt over het algemeen een vast bedrag per maand en hierbij komt ook nog een bedrag per gesprek. Een standaard abonnement kost meestal rond de 5 tot 10 euro per maand en dan betaal je nog 1,50 tot 2 euro per gesprek.
 
Je kunt ook kiezen voor een abonnement met klantenservice. Dit houdt in dat de telefonistes ook vragen over jouw bedrijf kunnen beantwoorden. Zoals over de diensten die jij levert. Aan zo’n abonnement zitten wel hogere kosten vast. Vaak betaal je dan een vast bedrag van zo’n 30 euro per maand en betaal je per minuut in plaats van per gesprek.
 
Als je ongeveer weet hoeveel gesprekken jij mist, kun je uitrekenen welk abonnementsvorm het goedkoopst is. Je kunt bepaalde tijden kiezen waarin de service actief is. Als je in de avond en nacht minder wordt gebeld maar wel bereikbaar wilt zijn, komt deze dienst goed uit.


 

Tips voor antwoordservice

Niet elke antwoordservice heeft goede telefonisten. Je kunt er meerdere uitproberen voor een korte periode en kijken welke bij jou past. Er zijn een aantal dingen die je kunt doorgeven om een antwoordservice soepel te laten werken:
- Geef aan hoe de telefonisten van de antwoordservice de telefoon moeten opnemen. Elke sector straalt iets anders uit. Een juridisch adviseur neemt bijvoorbeeld de telefoon veel formeler op dan een kapper.
- Heb je terugkerende klanten? Geef dit door aan je antwoordservice. Dan worden deze klanten op een andere manier beantwoord dan de rest. Je kent hen immers al persoonlijk.
 

Geen 06-nummer

Een vast nummer kan je bedrijf een professioneler uitstraling geven dan een 06-nummer. Je kunt bij meerdere bedrijven een omleiding aanvragen waardoor je bijvoorbeeld een 085-nummer krijgt. Als potentiële klanten hierheen bellen, wordt het gesprek automatisch doorverbonden naar jouw mobiele telefoon. Deze dienst krijg je vaak gratis bij een antwoordservice abonnement. Dit kost vaak maar 2 tot 3 euro per maand. Handig extraatje: door nummerherkenning zie je meteen of je op je privé of op je zakelijke nummer wordt gebeld.

Lees ook…

Hoe regel ik een vast zakelijk telefoonnummer?

Als bedrijf kom je betrouwbaarder en professioneler over wanneer je een vast telefoonnummer hebt. Dan kun je natuurlijk kiezen voor een vaste lijn, maar dat is niet de handigste optie wanneer je vaak op verschillende locaties werkt. Er zijn ook genoeg andere manieren om een vast zakelijk telefoonnummer te regelen. Een aantal opties.

De 4 beste zakelijke smartphones van het moment

Bijna wekelijks verschijnen er nieuwe smartphones, wat het lastig maakt om een zakelijke smartphone uit te kiezen. We helpen je een handje door de top vier favoriete zakelijke smartphones van het moment uit te lichten, in willekeurige volgorde.

Zo sluit je de werkdag ontspannen af

De werkdag zit er weer op. De telefoon stond roodgloeiend, je mailbox is nog altijd niet leeg en het lijkt erop alsof je to-do list alleen maar langer is geworden. Op het eind van de dag zit je hoofd vol met alles wat je vandaag niet af hebt gekregen en waar je morgen weer mee verder moet. De vrije uurtjes na het werk zijn natuurlijk niet bedoeld voor dit gepieker.
Word voor slechts €12,50 per maand lid van ZZP Servicedesk! Stel al jouw vragen aan onze adviseurs en profiteer van nog meer voordelen!
Je hebt het niet alleen druk met opdrachten. Ook administratie, acquisitie en netwerken vraagt een hoop tijd. Tel daar de mailtjes en telefoontjes tussendoor bij op en je komt uren tekort. Dit whitepaper biedt oplossingen om georganiseerd door het leven te gaan.

ZZP Servicedesk is het online platform van ZZP Servicedesk.nl B.V. © 2014-2019. Alle rechten voorbehouden. Lees voor gebruik graag onze algemene voorwaarden en website disclaimer