Empty Desk Policy. Leeg? Of vrij van rommel?

10 tips om het ‘leeg bureau beleid’ efficiënt in te zetten | Blog van Bas Aschman
Clean desk policy (CDP), clear desk Policy of empty desk policy? Verschillende invullingen van de filosofie die als doel heeft je werkplek efficiënter te gebruiken. Je werkplek is ook een visitekaartje van jezelf, iemand die je plek bekijkt vormt een mening over je.
Vaak wordt er, ten onrechte, gedacht dat de grondslag van deze filosofie ligt bij het ontstaan van de flexplek of grotere werkruimtes. Niemand zit op de rommel van zijn of haar collega te wachten op of naast je ‘eigen’ werkplek.
 
De oorsprong van de CDP ligt echter in een veel ouder gedachtengoed. Er werd vroeger vooral lineair gedacht, in oorzaak-gevolg. Niet altijd werd er goed gekeken naar wat een achterliggende oorzaak of het echte resultaat was. Alles had een rechtstreeks verband tot de eigenaar of gebruiker, het vooroordeel was geboren. Een van de dingen die gezegd werden, was dat een chaotische werkplek een teken was van een chaotisch brein. Einstein probeerde daar enig tegenwicht in te bieden door te antwoorden met een vraag. “If a cluttered desk is a sign of a cluttered mind, of what, then, is an empty desk a sign?” Een geniale vraag die alle vooroordelen rechtstreeks aanvalt.
 

Einstein

Het fundament dat hier gelegd werd, maar dat we inmiddels al enigszins vergeten zijn, is dat ieder mens uniek is en iedereen op zijn of haar eigen manier denkt en werkt. Wij, als mensen, denken graag in structuren en associaties, onze eigen structuren en associaties. Een notitie hier, een post-it daar en vooral veel papier en informatie op het bureau en scherm. Een herkenbaar plaatje voor velen, op onze eigen werkplek overzichtelijk, maar bij de ander een rotzooi. We willen tenslotte alles binnen handbereik hebben en niet ergens naar zoeken als we het nodig hebben. Het resultaat is een bureau dat er rommelig uitziet. Rommelig voor een ander, niet voor ons! Wij weten als geen ander waar alles ligt en wat alles is, toch?
 

Tips

Toch ligt er een hoop rommel op het bureau. Notities van weken geleden, telefoonnummers die we al opgeslagen hebben en papieren die nog bij een gesloten dossier of ‘oude klus’ horen. Hieronder 10 tips om je bureau optimaal in te delen waarmee alles wat je nodig hebt binnen handbereik heb en het toch opgeruimd is.
 
1. Ga uit van een lege werkplek. Waar leg je het toetstenbord neer, je telefoon, het notitieblok en andere kantoorbenodigdheden? Leg de dingen die je minder vaak gebruikt verder weg of in een la als dat kan.
 
2. Verdeel je bureau in vakken. Het werk waar je mee bezig bent in het midden en daar omheen overzichtelijk verdeeld de verschillende bronnen van informatie die er bijhoren.
 
3. Reserveer vakken voor de verschillende ‘dossiers’ die afwisselend je aandacht vragen. In deze vakken liggen de andere dossiers met de daar bijhorende relevante informatie(-bronnen). Netjes, georganiseerd en compleet zodat je in één stapel alles kan pakken of wegleggen
 
4. Gebruik voor elk dossier een apart vel van je notitieblok. Voorkom dat je notities van verschillende dossier op hetzelfde papiertje staan. Zo verdwijnt er geen informatie en zit alles in het juiste dossier.
 
5. Reserveer een plek voor inkomende informatie. Notities over een dossier waar je niet aan werkt maar dat wel op je bureau ligt. Plan momenten in om deze notities in het juiste vak te leggen of te verwerken.
 
6. Ruim alles wat je verwerkt hebt direct op. Notities die je verwerkt of overgeschreven hebt in het dossier, kunnen weg. Rondslingerende papiertjes met dubbele informatie van andere dossiers zorgen voor onrust en rommel.
 
7. Stapel of bouw alle dossiers op dezelfde manier op. Hoe meer eenduidigheid, hoe makkelijker je schakelt van het ene dossier naar het andere.
 
8. Verwerk losliggende dingen voor je even van je werkplek weggaat. Als je alles opruimt en verwerkt ziet je bureau er opgeruimd uit en hervat je je werk makkelijker als je terugkomt. Dus ook als je even koffie gaat halen!
 
9. Leg aan het eind van de dag alles in een toegewezen vak. Al het werk dat je ‘open’ laat liggen neem je in je hoofd mee naar huis en zorgt ervoor dat de werkplek er rommelig uitziet. Daarnaast nodigt een opgeruimde werkplek uit en een rommelige werkplek juist niet.
 
10. Zorg dat je maar één dossier open hebt en leg er niet te veel op je bureau. Hoe meer werk er op je bureau ligt, hoe onoverzichtelijker je werkplek is. Is de doorlooptijd langer dan een dag, berg het werk dan op en laat het niet op je werkplek liggen.
 
Met de vraag van Einstein in ons achterhoofd hebben we nu een nette, georganiseerde en opgeruimde werkplek. Een werkplek die ons uitnodigt plaats te nemen en te werken, die overzichtelijk is en waarop alles makkelijk te vinden is. Een visitekaartje voor jezelf waar een ander alleen van kan denken: ”Degene die daar werkt, die heeft zijn werk goed voor elkaar!”
 
Meer weten over Bas? Bekijk hier zijn profiel.

 

Lees ook…

In 6 stappen naar de ideale werkplek

Aan een goed bed wordt vaak flink wat geld uitgegeven. ‘Je brengt er immers een derde van je dag in door’, is een veelgehoord argument. Maar hetzelfde geldt voor je werkplek. Je zit er vaak minstens acht uur per dag. Genoeg reden om een beetje aandacht te besteden aan de inrichting. Dat is niet alleen goed voor je creativiteit en concentratie, maar ook voor je lichaam. Zes stappen om de voor jou perfecte werkplek te creëren.

#Thuiswerken: zo zitten anderen erbij

Wanneer je niet veel meer nodig hebt dan een laptop kun je prima vanuit huis werken. De keukentafel, de bank, je bed, je kunt alles als werkplek bestempelen.

5 flexwerkplekken voor zzp'ers

Tussen andere zzp’ers werken kan soms veel fijner zijn dan alleen thuis werken. Er zijn veel werkplekken door heel het land waar jij als zelfstandig ondernemer zo kunt aanschuiven. Een aantal van deze flexwerkplekken voor jou op een rijtje.
Wil jij je kennis met anderen delen, je collega-zelfstandigen op weg helpen én jezelf profileren? Word een van onze bloggers!

ZZP Servicedesk is het online platform van ZZP Servicedesk.nl B.V. © 2014-2018. Alle rechten voorbehouden. Lees voor gebruik graag onze algemene voorwaarden en website disclaimer